Apa perbedaan proses akuntansi yang sudah menggunakan komputerisasi dan software akuntansi dengan yang masih manual? Pada proses pembukuan keuangan yang masih manual Anda tentu saja harus melakukan banyak pencatatan secara manual pada beberapa buku terpisah. Lalu menyusun jurnal yang cukup rumit bagi Anda yang tidak memiliki background akuntansi selain itu pekerjaan ini akan banyak memakan waktu dan risiko apabila tidak teliti.
Bagaimana dengan proses akuntansi yang sudah menggunakan komputerisasi dan software akuntansi? Tentu saja perbedaan mendasarnya adalah Anda tidak perlu melakukan pencatatan pembukuan keuangan pada selembar kertas atau buku. Dengan memasukkan data ke dalam software akuntansi Anda bisa menyusun dan mencetaknya setiap saat jika dibutuhkan. Jika software akuntansi online yang Anda gunakan, Anda jauh lebih mudah untuk mengakses dan memantau laporan keuangan perusahaan Anda kapan saja dan di mana saja bahkan dari smartphone sekalipun.
Satu hal yang perlu Anda pahami bahwa software akuntansi tidak dapat menggantikan konsep pelaporan keuangan namun yang dapat diganti adalah proses pengolahan datanya. Karena tujuan dan manfaat utama dari software akuntansi adalah membantu seorang akuntan untuk menghasilkan laporan keuangan seperti cash flow, neraca (Balance Sheet), rugi laba (Profit Lost Statement) dan Laporan Akhir Keuangan. Anda harus tetap menggunakan jasa seorang akuntan profesional ataupun konsultan yang dapat membantu Anda dalam pembuatan laporan keuangan menggunakan software akuntansi tersebut.
Jika Anda adalah seorang pemilik perusahaan besar maupun kecil tentu saja saat ini akan mulai terbersit di benak Anda jika menggunakan software akuntansi adalah hal yang dapat memudahkan pembuatan laporan keuangan perusahaan Anda. Terutama untuk merapikan inventory management perusahaan Anda jika ingin memiliki banyak cabang di masa yang akan datang.
Tips Memilih Software Akuntansi
Sejauh ini apakah Anda sudah cukup paham dengan software akuntansi dan manfaatnya untuk membuat laporan keuangan perusahaan Anda? Jika iya, mari kita lanjutkan pembahasan mengenai pemilihan software akuntansi yang sesuai dengan kriteria untuk bisnis Anda. Apa saja sih yang harus Anda perhatikan sebelum memilih software akuntansi? Yuk simak 7 tips dibawah ini yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.
1. Keamanan Data
PIlih Software yang Menjaga Keamanan Data Anda
Jika Anda ingin menggunakan software akuntansi berbasis offline keamanan datanya tergantung dari pihak Anda karena aplikasi akan diinstal dalam komputer dan data-data akan tersimpan dalam komputer yang Anda gunakan. Namun jika ingin menggunakan softwareakuntansi berbasis online Anda dapat menanyakan bagaimana cara penyimpanan dan cara melindungi data Anda kepada perusahaan penyedia jasa software akuntansi tersebut.
2. Berbasis Online atau Offline
Software Akuntansi
Saat ini ada beberapa produk software akuntansi tersedia di pasaran, ada yang berbasis online dan ada juga yang offline. Untuk software akuntansi yang berbasis offline tetap membutuhkan kehadiran Anda di perusahaan untuk memasukkan data melalui komputer dan Anda tidak bisa memantau laporan keuangan secara berkala. Sedangkan untuk softwareakuntansi yang berbasis online Anda bisa mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja sehingga sangat memudahkan fleksibilitas Anda. Namun untuk fungsinya baik softwareakuntansi online maupun offline masih sama. Berikut ini beberapa kelebihan menggunakan software akuntansi berbasis online cloud accounting:
- Anda bisa mengakses laporan keuangan secara real time dan datanya juga selalu update.
- Bisa diintegrasikan dengan aplikasi lainnya yang juga berbasis cloud.
- Jika Anda memiliki beberapa kantor cabang, data yang ada bisa dengan mudah disinkronkan.
- Telah tersedia pelayanan pemeliharaan sistem dari pemilik jasa software.
- Pengguna software akuntansi online berbasis cloud hanya perlu memasukkan data data ke “cloud”, lalu semua data akan diproses secara online sehingga Anda tidak perlu menginstalnya pada komputer.
Jika Anda masih ragu untuk menentukan software akuntansi yang sesuai dengan bisnis Anda, Anda dapat mengkonsultasikannya pada penyedia jasa software akuntansi. Saran kami sebaiknya Anda menggunakan software akuntansi berbasis online cloud karena lebih praktis dan real time.
3. Sistem Back Up Data
Software Akuntansi
Laporan keuangan lebih sering kita akses menggunakan software Microsoft Excel baik onlinemaupun offline. Oleh karena itu pilihlah software akuntansi yang menyediakan fasilitas ekspor dan impor data berupa excel. Selain dapat memudahkan Anda untuk melakukan pembacaan data ini juga akan menyelamatkan data-data perusahaan Anda jika terjadi situasi bug pada software akuntansi online tersebut. Kelebihan lainnya jika data dapat di back up dalam bentuk excel adalah hampir sebagian besar software support terhadap excel.
Baca Juga: Laporan Keuangan UMKM dan Jenis Pajaknya
4. Fitur Yang Tersedia
Software Akuntansi
Beberapa fitur dibawah ini bisa Anda gunakan sebagai referensi untuk memilih software akuntasi yang baik:
- Merekam jurnal voucher.
- Memperlihatkan data hutang dan piutang.
- Membuat dan mengelola pajak.
- Menambahkan anggota tim.
- Membuat dan menampilkan faktur.
- Mengelola daftar vendor dan pelanggan.
- Melacak pengeluaran berdasarkan kategori.
- Melihat laporan, neraca, neraca saldo, untung dan rugi.
- Mengelola persediaan, pergerakan stok ke luar serta kerugian.
- Membuat catatan pembelian inventaris dan pesanan pembelian (PO).
Sangat direkomendasikan apabila juga memiliki fitur tambahan sebagai berikut:
- Dapat terintegrasi dengan sistem ERP.
- Dapat mengontrol akses setiap anggota yang terlibat.
- Dapat melakukan transaksi multi uang.
- Transaksi dapat dikategorikan berdasarkan proyek.
- Memproses dan mengelola penggajian karyawan.
5. Antarmuka Pengguna dan Kompleksitas
Tampilan Software
Banyak sekali pebisnis atau pemilik usaha yang bukan berlatar belakang dari bidang akuntansi sehingga mereka harus menggunakan software akuntansi yang memiliki user interfacesederhana dan efisien agar dapat lebih mudah untuk memahami informasi dari softwareakuntansi tersebut. Dengan demikian jika Anda sudah memiliki akuntan pun mereka akan mudah untuk menggunakan software akuntansi tersebut dan bisa menghemat biaya pelatihan.
6. Dukungan Customer Support
Customer Services
Salah satu hal penting tapi sering dilupakan oleh pebisnis adalah dukungan customer supportdari partner penyedia layanan software akuntansi tersebut. Pilihlah layanan softwareakuntansi yang memiliki dukungan support dengan baik ketika Anda memiliki pertanyaan atau pun kendala ketika menggunakannya. Jangan hanya terjebak dengan bagus dan kemudahan yang ditawarkan oleh software akuntansi tersebut karena jika suatu saat software akuntansi yang Anda gunakan mengalami kendala dukungan customer support menjadi hal yang sangat penting.
Namun hal yang juga perlu Anda ingat adalah jika sebuah perusahaan memberikan dukungansupport yang baik biasanya mereka juga akan menawarkan harga yang lebih tinggi dari para pesaingnya. Dan hal ini pun juga berlaku untuk kebalikannya. Cara lain untuk mengetahui apakah penyedia software akuntansi tersebut memiliki dukungan customer yang baik atau tidak Anda bisa menghubungi nomor kontak yang tercantum dan melihat bagaimana cara mereka merespon dan menanggapi Anda.
7. Biaya Tambahan
Biaya
Sebelum memutuskan untuk menggunakan sebuah software akuntansi coba Anda periksa lagi apakah ada biaya tambahan yang tersembunyi terkait dengan software akuntansi tersebut ke depannya. Biasanya beberapa software akuntansi yang tersedia akan memaksa Anda secara halus untuk membeli fitur tambahan dan membayar biaya pemeliharaan karena harus dilakukan update software tiap beberapa periode sekali.
Demikian penjelasan secara detail mengenai software accounting online dan 7 tips yang bisa Anda gunakan sebagai referensi sebelum memilih software akuntansi untuk bisnis Anda. Masing-masing software akuntansi tentu saja memiliki kelebihan dan kekurangannya.
Butuh Bantuan?
Jika perusahaan anda membutuhkan jasa konsultan pajak, KJA Ashadi dan rekan hadir untuk menjadi solusi dari permasalahan anda. Sebagai bagian dari perusahaan konsultasi BMG Consulting Group, KJA Ashadi dan Rekan telah didirikan di tahun 2015 dan telah mendapatkan izin dari Kementerian Keuangan KMK No. 84/KM.1/PPPK/2015. Di dalam menjalankan usahanya KJA Ashadi & Rekan memberikan pelayanan jasa konsultasi pada bidang akuntansi, perpajakan, manajemen dan training. Untuk konsultasi lebih lanjut anda dapat menguhubungi kami melalui whatsapp.
